Personvernerklæring for Kviteberg AS

Denne erklæringa fortel kva personopplysningar Kviteberg AS samlar inn når du bruker kviteberg.no, tek kontakt med oss, melder deg på Kviteberg-brevet eller eit webinar, svarar på eit tilbod, eller fyller ut eit leadskjema frå oss på Facebook eller Instagram. Ho fortel òg kven som får tilgang til opplysningane, kor lenge vi tek vare på dei og kva rettar du har.

Sist oppdatert: Avklarast med Martin: dato blir sett når teksten er godkjend.

1. Kven som er ansvarleg

Kviteberg AS, Kvinnherad i Vestland, er behandlingsansvarleg for personopplysningane som blir behandla via kviteberg.no og kanalane som er nemnde her. Avklarast med Martin: organisasjonsnummer og postadresse manglar i prosjektet og må leggjast inn.

Kontaktperson for personvern er Martin Kviteberg. Spørsmål om personvern kan sendast til martin@kviteberg.no.

2. Kort oppsummert

• Vi ber berre om opplysningar når du sjølv sender dei inn: kontaktskjema, nyheitsbrev, webinar, tilbodssvar eller leadskjema hos Meta.
• Vi sel ikkje opplysningane dine og bruker dei ikkje til marknadsføring frå andre.
• Nettsida bruker eit analyseverktøy (PostHog) og hostingplattforma set to tekniske informasjonskapslar. Det er i dag ikkje noko samtykkebanner på sida. Avklarast med Martin: om PostHog skal fjernast, eller behaldast med samtykkeløysing.
• Vi bruker eksterne leverandørar til drift, e-post og betaling. Fleire av dei er utanfor EØS – sjå punkt 10 og 11.

3. Besøk på nettsida, informasjonskapslar og sporing

Når du opnar ei side på kviteberg.no, blir sida levert frå ei hostingplattform (Emergent) med Cloudflare framfor. Nettlesaren din sender då IP-adresse, tidspunkt, kva side du ber om, nettlesartype og kva side du kom frå. Kviteberg AS lagrar ikkje IP-adresser frå vanlege besøk i si eiga database. Avklarast med Martin: kva hostingplattforma sjølv loggar og kor lenge.

Skrifttypane på sida blir lasta frå Google Fonts. Det betyr at nettlesaren din hentar filer frå Google sine tenarar, og Google ser då IP-adressa di. Avklarast med Martin: om skrifttypane skal sjølvhostast slik at ingen data går til Google.

Sida lastar analyseverktøyet PostHog på alle sider. Det registrerer sidevisingar og interaksjonar og har sesjonsopptak slått på i oppsettet. Data blir sende til PostHog sine tenarar i USA. Det finst i dag ikkje noko samtykkebanner for dette. Avklarast med Martin: om PostHog er ønskt (Kviteberg sin eigen konto eller sett inn av plattforma), og om det skal fjernast eller krevje samtykke før det blir lasta.

Dette blir lagra i nettlesaren din:

Vi bruker ikkje reCAPTCHA eller liknande tredjepartstenester i skjema. Mot spam bruker kontaktskjemaet eit skjult felt som berre robotar fyller ut; dette lagrar ingen data om deg.

4. Kontaktskjema

Kva vi samlar inn: namn, e-postadresse, verksemd (valfritt), meldinga di og tidspunktet du sende henne. IP-adresse blir ikkje lagra saman med meldinga.

Kva vi gjer med det: meldinga blir lagra i databasen vår, og det blir sendt eit e-postvarsel med innhaldet til martin@kviteberg.no via e-posttenesta Resend. Vi bruker opplysningane til å svare deg og følgje opp dialogen. Innhaldet blir ikkje sendt til KI-tenester.

Grunnlag: Avklarast med Martin: rettsgrunnlag (t.d. rettkomen interesse i å svare på førespurnader, eller tiltak før avtale).

Lagring: meldingar blir i dag ikkje sletta automatisk. Avklarast med Martin: sletterutine og frist for kontaktmeldingar (t.d. når dialogen er avslutta, eller etter eit fast tal månader).

5. Kviteberg-brevet (nyheitsbrev)

Kva vi samlar inn: e-postadresse, namn (valfritt), kva tema du har valt, kvar du melde deg på (framsida, bloggen, webinar), tidspunkt for påmelding og stadfesting, og kva versjon av samtykketeksten du såg.

• Påmeldinga blir aktiv først når du stadfestar via lenkja i e-posten (dobbel opt-in). Ustadfesta påmeldingar blir ikkje brukte til utsending.
• Lenkjene for stadfesting, preferansar og avmelding inneheld ein personleg kode slik at berre du kan endre påmeldinga di.
• Du kan endre tema eller melde deg av når som helst via lenkjene nedst i kvart brev, eller via «list-unsubscribe» i e-postprogrammet. Ved avmelding sluttar vi å sende, og adressa blir merkt som avmeld.
• E-postane blir sende via Resend. Resend melder tilbake til oss om e-postar som ikkje kom fram (bounce) eller blei merkte som spam, og vi lagrar dette for å stoppe vidare utsending. Avklarast med Martin: om opnings- og klikksporing er slått på i Resend-kontoen. Viss ja, må det stå her at vi registrerer om brevet blei opna og kva lenkjer som blei klikka.

Grunnlag: samtykket du gir ved påmelding. Du kan trekkje det tilbake når som helst ved å melde deg av. Avklarast med Martin: stadfest at samtykke er grunnlaget.

Lagring: så lenge du er påmeld. Avmelde adresser blir i dag verande i databasen merkte som avmelde. Avklarast med Martin: kor lenge avmelde og ustadfesta adresser skal takast vare på før dei blir sletta.

6. Webinar: interesse, påmelding og betaling

Interesseskjema: namn, telefon, e-post, om du melder deg som privatperson eller bedrift, og om du òg vil ha Kviteberg-brevet. I tillegg lagrar vi kva kampanje eller side du kom frå (utm-parametrar, kva side som lenka hit og ein tilfeldig besøks-ID frå nettlesaren) for å sjå kva marknadsføring som fungerer.

Påmelding med betaling: namn, e-post, telefon, verksemd og organisasjonsnummer, namn og e-post på deltakarane, tal på plassar, valt betalingsmåte (kort eller faktura), betalingsstatus og kampanjekjelde som over. Ved oppslag på organisasjonsnummer hentar vi firmanamn frå Brønnøysundregistera (data.brreg.no); søket blir ikkje lagra.

Betaling: går gjennom Stripe. Stripe får namn, e-post, verksemd, organisasjonsnummer og beløp. Kortopplysningar blir skrivne inn hos Stripe og kjem aldri til oss. Vi lagrar berre beløp, valuta, status og referansane frå Stripe.

E-post: du får ei stadfesting på e-post, og Martin får eit varsel med namn, e-post, telefon, verksemd og kampanjekjelde. Begge blir sende via Resend.

Grunnlag: Avklarast med Martin: rettsgrunnlag for påmelding/betaling (t.d. avtale) og for kampanjesporinga.

Lagring: Avklarast med Martin: frist for interesseskjema og påmeldingar. Betalingsbilag må truleg takast vare på etter bokføringsreglane – sjekk med rekneskapsførar.

7. Tilbod og signering

Kundar som får ei tilbodslenkje frå oss (kviteberg.no/tilbod/…), kan lese tilbodet utan at vi registrerer noko om besøket. Når du aksepterer eit tilbod, lagrar vi namnet ditt, verksemd, rolle, e-post, erklæringa du kryssar av for, tidspunkt, IP-adresse og nettlesarinformasjon, saman med ein kopi av tilbodsteksten du aksepterte. Dette er dokumentasjon på at avtalen er inngått. Martin får eit varsel på e-post (via Resend) med verksemd, namn, rolle og tidspunkt, men utan e-postadresse eller IP-adresse.

Grunnlag og lagring: Avklarast med Martin: rettsgrunnlag (t.d. avtale) og kor lenge signeringsdokumentasjonen skal takast vare på.

8. Leadskjema på Facebook og Instagram (Meta)

Vi kan bruke leadskjema («Lead Ads») i annonsar på Facebook og Instagram. Då fyller du ut skjemaet inne i Meta sine tenester, og Meta sender opplysningane vidare til oss. Meta Platforms Ireland Ltd. er sjølv ansvarleg for behandlinga som skjer i Meta sine tenester, inkludert korleis annonsen blei vist til deg; sjå Meta si eiga personvernerklæring.

Kva vi får: Avklarast med Martin: felta i skjemaet (vanlegvis namn, e-post, telefon, eventuelt verksemd og svar på spørsmål). Må lista opp nøyaktig det skjemaet spør om.

Korleis vi hentar og lagrar det: nettsida har i dag inga teknisk kopling til Meta. Avklarast med Martin: om leads blir lasta ned manuelt frå Meta, henta via ein integrasjon, eller lagde inn i kunderegisteret vårt – og kvar dei blir lagra.

Kva vi bruker det til: å ta kontakt med deg om det du bad om i skjemaet. Avklarast med Martin: om leads òg skal brukast til nyheitsbrev eller anna marknadsføring. Det krev eige samtykke i skjemaet.

Grunnlag og lagring: Avklarast med Martin: rettsgrunnlag for oppfølging av leads, og kor lenge leads som ikkje blir kundar skal takast vare på.

9. Kunde- og kontaktregister

Kviteberg AS har eit internt kunderegister (CRM) der vi kan lagre kontaktpersonar hos kundar og moglege kundar: namn, rolle, e-post, telefon, verksemd og organisasjonsnummer, notat frå dialogen, tilbod og aktivitetar. Opplysningane kjem frå direkte kontakt, e-post, kontaktskjemaet, tilbod vi har sendt eller interne oppføringar. Registeret har ei «ikkje kontakt»-markering som vi respekterer dersom du ber om det.

Grunnlag og lagring: Avklarast med Martin: om registeret er i aktiv bruk, rettsgrunnlag (t.d. avtale for kundar, rettkomen interesse for moglege kundar) og sletterutine for kontaktar som ikkje blir kundar.

10. Mottakarar og databehandlarar

Vi deler ikkje opplysningane dine med andre for marknadsføring. Desse leverandørane behandlar opplysningar på vegner av oss, eller får opplysningar som følgje av at du bruker nettsida:

Avklarast med Martin: databehandlaravtale (DPA) må finnast for Emergent, Resend, Stripe og eventuelt PostHog. Emergent har per i dag ikkje publisert DPA eller underleverandørliste, og oppgir sjølv at dei ikkje er GDPR-sertifiserte enno. Dette må avklarast med leverandøren før publisering.

I tillegg kan opplysningar bli utleverte til offentlege styresmakter dersom lova krev det.

11. Overføring utanfor EØS

Fleire av leverandørane over er amerikanske eller har tenarar utanfor EØS. Det gjeld hostingplattforma (Emergent), analyseverktøyet (PostHog, USA), e-posttenesta (Resend) og Google Fonts. Overføring til land utanfor EØS krev eit gyldig overføringsgrunnlag, til dømes EU sine standardavtalar (SCC) eller at leverandøren er sertifisert under EU–US Data Privacy Framework.

Avklarast med Martin: overføringsgrunnlag for kvar leverandør, og om Resend og databasen kan setjast til EU-region. Alternativt: byte leverandørar slik at opplysningane blir verande i EØS.

12. Lagring og sletting

Vi tek vare på opplysningane så lenge det trengst for føremålet dei blei samla inn for, eller så lenge lova krev det. Systemet har i dag ingen automatisk sletting; sletting skjer manuelt. Avklarast med Martin: konkrete fristar for kvar kategori (kontaktskjema, nyheitsbrev, webinar, signering, leads, kunderegister) og om det skal setjast opp automatisk sletting.

13. Dine rettar og klage

Du har rett til å:

• få vite kva opplysningar vi har om deg (innsyn)
• få retta opplysningar som er feil
• få sletta opplysningar vi ikkje lenger har grunnlag for å ta vare på
• få avgrensa behandlinga, eller protestere mot behandling som byggjer på rettkomen interesse
• få utlevert opplysningar du har gitt oss, i eit maskinlesbart format (dataportabilitet)
• trekkje tilbake samtykke når som helst, utan at det påverkar behandlinga som alt er gjord

Send førespurnaden til martin@kviteberg.no. Vi svarar så snart vi kan, og seinast innan ein månad. Du kan òg klage til Datatilsynet, sjå datatilsynet.no, dersom du meiner vi behandlar opplysningane dine i strid med regelverket.

14. Endringar

Vi oppdaterer denne erklæringa når vi endrar korleis vi behandlar opplysningar, til dømes om vi tek i bruk nye verktøy eller leverandørar. Gjeldande versjon ligg alltid på kviteberg.no/personvern, med dato for siste endring øvst.